Descripción

El Asistente Ejecutivo (EA) debe mantener la confidencialidad y ejercer un buen juicio basado en la comprensión del contexto empresarial. La EA mantendrá un equilibrio realista entre múltiples prioridades cambiantes y conflictivas y se ajustará de manera proactiva según sea necesario. Se espera que el EA trabaje de forma independiente en los proyectos desde la concepción hasta la finalización y debe poder trabajar bajo presión manejando una amplia variedad de actividades y asuntos confidenciales con discreción. El EA brindará soporte completo al Director Gerente Residente, Líder Ejecutivo de Cuentas, Líder de Ventas y soporte limitado al equipo completo de Gestión de Riesgos en la oficina de DC.

Responsabilidades laborales

-Gestión de calendario: gestione calendarios de citas extremadamente activos; gestionar reuniones periódicas: mantener la agenda, crear presentaciones, gestionar la logística de la reunión y la preparación del personal. Proporcione el rol de «guardián» y «puerta de enlace», creando situaciones en las que todos ganan para el acceso directo al tiempo y la oficina del Líder.
– Arreglos de viaje: Organizar en ocasiones planes, itinerarios y agendas de viaje nacionales e internacionales detallados; recopilación de documentos para reuniones relacionadas con viajes. Procesamiento de la gestión de gastos de viajes, cumpliendo con todas las políticas de gastos y viajes de negocios de Aon.
– Actuar como un «barómetro», teniendo un sentido de urgencia por los problemas que ocurren en el entorno y manteniendo al Líder actualizado.
– Construcción de relaciones: Construya relaciones internas y externas cruciales para el éxito de la empresa y administre una variedad de proyectos especiales para el Líder, algunos de los cuales pueden tener un impacto organizacional.
– Seguimiento de la finalización de las actividades para garantizar que se cumplan los plazos.
– Coordinación de eventos / reuniones para reuniones de oficina, incluida la organización del evento, alimentos / bebidas, necesidades técnicas y preparación de documentos.
– Creación y edición de documentos en Word y PowerPoint de acuerdo con los estándares de la marca Aon, incluida la revisión y la producción.
– Ayudar con las reuniones generales de personal de operaciones, datos o solicitudes de informes.
– Solicite suministros de oficina utilizando proveedores Aon aprobados; ayudar con la incorporación de nuevos colegas.
– Asistencia ocasional para preparar hojas de cálculo de Excel como recurso para solicitudes internas y problemas técnicos.
– Gestionar el proceso de solicitud de órdenes de compra oportuno a nivel de proveedor y presupuesto; gestionar el pago oportuno de las donaciones caritativas autorizadas por Leader.
– Mantener la precisión del Plan de Respuesta a la Situación en el Sistema de Lógica de Continuidad.
Para el equipo de gestión de riesgos más amplio, se requerirá un apoyo limitado, para incluir:
– Pago de proveedores, procesamiento de solicitudes de donaciones benéficas.
– Organización de viajes.
– Asistencia con la documentación del cliente: presentaciones, informes, etc. para asegurar el cumplimiento de los estándares de la marca Aon.

Requisitos

– Más de cinco años de experiencia en Asistente Ejecutivo con mayor responsabilidad, complejidad e iniciativa.
– Excelentes habilidades de redacción / corrección, incluidas gramática, puntuación, ortografía y edición.
– Gran conocimiento de los productos de MS Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint)
– Ética laboral sólida con la capacidad de trabajar ocasionalmente fuera del horario comercial normal
– Capacidad para mantener la confidencialidad y trabajar con información sensible
– Servicio al cliente superior; gran atención al detalle con enfoque en la calidad y precisión
– Excelentes habilidades interpersonales; capaz de interactuar positiva y profesionalmente con todos los niveles (líderes, clientes, proveedores, asistentes y colegas)
– Fuertes habilidades de priorización, organización y seguimiento; capaz de gestionar prioridades cambiantes y entregables, coordinar el flujo de trabajo y gestionar múltiples tareas, proyectos y plazos
– Excelentes habilidades de comunicación verbal y escrita; capaz de adaptarse a diferentes estilos de comunicación
– Excelentes habilidades para resolver problemas; capacidad para considerar de manera proactiva las solicitudes / necesidades y responder con prontitud y consideración
– Autodirigido y flexible; capaz de manejar situaciones de alto estrés con calma y competencia; Se siente cómodo trabajando en un entorno de ritmo rápido y capaz de exhibir buen juicio y decisión.
– Capaz de mantener relaciones laborales constructivas y promover el trabajo en equipo

Tipo de empleo

Tiempo completo.

Ubicacion de la vacante

Washington.

Sueldo

A definir en entrevista.

Beneficios

Un paquete competitivo de recompensas totales, educación y capacitación continuas y un enorme potencial con una organización mundial en crecimiento.

Empresa

Aon

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